OrbisPara contadores · Varias empresas
Cómo llevar la nómina de 10 empresas sin hojas de cálculo
Con una o dos empresas, una hoja de cálculo por cliente funciona. Con diez, el problema ya no es calcular: es saber en qué punto está cada nómina y no olvidar un plazo de un cliente mientras cierras el de otro. Esto es lo que cambia de una empresa a otra y cómo ordenarlo.
Lo que cambia de una empresa a otra
Las fórmulas son las mismas para todos. Lo que cambia son los datos de cada empresa y de cada empleado, y ahí es donde una plantilla copiada de un cliente a otro se equivoca.
| Qué cambia | Por qué importa |
|---|---|
| Región | El décimo cuarto acumulado vence el 15 de marzo en la Costa y Galápagos, y el 15 de agosto en la Sierra y la Amazonía (Art. 113). |
| Cómo cobra cada empleado los décimos | Se pagan cada mes, salvo que el trabajador pida por escrito cobrarlos acumulados (Arts. 111 y 113). En una misma empresa conviven los dos casos. |
| Fondos de reserva | Desde el segundo año. Cada empleado los cobra en el rol o los acumula en el IESS. |
| Sueldos mínimos | A jornada completa, ningún sueldo puede estar por debajo del básico ($482 en 2026) ni del mínimo sectorial de su cargo. |
| Banco | Cada empresa paga desde su banco, con su propio formato de archivo de transferencias. |
| Clave del IESS | Cada empresa tiene la suya. Los avisos se hacen empresa por empresa. |
El calendario se multiplica
Cada plazo del año se repite por cada cliente. Con diez empresas, estos son los que más se escapan:
| Cuándo | Qué | Por empresa |
|---|---|---|
| Cada ingreso | Afiliación desde el primer día y aviso de entrada al IESS dentro de 15 días | Cada vez que entra alguien |
| Cada salida o cambio de sueldo | Aviso al IESS dentro de 3 días | Cada vez que pasa |
| Febrero (actualizable en junio) | El empleado entrega su proyección de gastos personales | Una por empleado |
| 15 de marzo | Décimo cuarto acumulado en la Costa | Solo quien lo pidió |
| 31 de marzo y 15 de abril | Liquidación y pago de utilidades (Art. 105) | Todas las que tuvieron utilidad |
| 15 de agosto | Décimo cuarto acumulado en la Sierra | Solo quien lo pidió |
| 24 de diciembre | Décimo tercero acumulado | Solo quien lo pidió |
Los avisos de 3 días son los que más se pasan: no tienen fecha fija, llegan cuando un cliente te avisa tarde que alguien se fue.
Cómo ordenar el cierre de mes
- Un solo lugar con el estado de cada empresa. Calculada, aprobada por el cliente, pagada. Si para saberlo tienes que abrir diez archivos, el cierre depende de tu memoria.
- Los datos de cada empleado, una sola vez. Región, forma de cobro de décimos y fondos, sueldo y cargo. Que el cálculo los lea de ahí y no de una celda que alguien copió.
- Los avisos del IESS apenas pasan. Un ingreso o una salida registrados hoy deberían dejar el aviso listo hoy, no al cierre.
- Un recordatorio por empresa, antes de cada vencimiento, para que el plazo de un cliente no dependa de que te acuerdes en la semana del cierre de otro.
- Que cada cliente vea lo suyo. Si los empleados descargan sus roles por su cuenta, dejas de reenviar archivos.
Cómo lo resuelve ORBIS
ORBIS está hecho para esto: todas tus empresas en una sola cuenta.
- Ves en una pantalla qué nómina está calculada, lista para pagar o depositada.
- Cada empresa tiene su región y su régimen de fondos de reserva; cada empleado, cómo cobra los décimos.
- Genera los roles, el archivo del banco y la planilla del IESS de cada empresa.
- Con la clave de cada empresa guardada y cifrada, prepara los avisos de entrada, salida y variación de sueldo, y tú los apruebas antes de que se envíen.
- Manda un correo por empresa con los vencimientos del IESS y el SUT.
- Los empleados de tus clientes descargan sus roles desde el celular.
Una de las empresas piloto pasó de 5 a 8 horas a 1 hora o menos para cerrar cada período.
Si llevas la nómina de varias empresas, mira cómo funciona ORBIS para contadores o escríbenos y te lo mostramos con tus casos.